Slack – Tin nhắn nhóm tất cả trong một

Trong lúc làm việc nhóm, bạn sẽ có những lúc rất đau đầu khi các thông tin từ Email, Facebook Messenger, iMessage, Skype hay Google Hangout ồ ạt xuất hiện cùng một lúc, nhưng nay với Slack – là một dịch vụ chat mới, được phát triển để chúng ta hãy quên đi việc giao tiếp bằng email hay bằng các phần mềm chat thông thường (như Skype, Yahoo, iMessage…).

Ưu điểm của nó: thứ nhất là đa nền tảng (Window, Mac , Android, iOS) nên mọi người trong công ty có thể chat nhóm với nhau bất kể họ dùng thiết bị gì. Thứ hai và cũng là cái đáng nói nhất là khả năng liên kết với các ứng dụng lưu trữ của những hãng khác, ví dụ như Dropbox, Google Drive, GitHub… để cùng nhau theo dõi tiến độ công việc ngay trong cửa sổ chat của Slack. Gói miễn phí của Slack cho phép người ta có thể lưu trữ tới 10.000 tin nhắn mà nhóm đã trao đổi với nhau, 5GB dung lượng lưu trữ và cho phép liên kết 5 dịch vụ của hãng khác. Các gói có phí sẽ có nhiều chức năng và lưu trữ thoải mái hơn.

Đặc điểm giúp Slack nổi bật hơn các phần mềm chat khác hiện nay đó là khả năng tích hợp chức năng chat nhóm và chức năng theo dõi tiến độ công việc (từ Google Drive, Dropbox…) trong một chỗ duy nhất, mọi người trong nhóm hay trong công ty có thể vừa trao đổi vừa làm việc mà không cần phải mở cùng lúc quá nhiều cửa sổ hay trình duyệt.

Hướng dẫn sử dụng Slack: 

1. Đăng ký tài khoản:

Đăng ký tài khoản bằng cách truy cập vào trang https://slack.com/ nhấn vào “Sign up”. Bạn cần điền email và tên Team để có thể đăng ký.

Sau khi đăng ký hệ thống sẽ gửi email cho bạn để hoàn tất việc đăng ký. Bạn click vào dòng chữ Setup your team now bây giớ sẽ hiện ra tab mới để xác nhận đúng email của bạn vừa đăng ký không.

Bạn click vào Yes, That’s the right address để Xác nhận -> Nhập lại tên Team -> Nhập domain của công ty hoặc nhóm của bạn -> Nhập domain của các thành viên trong nhóm( Trường này có thể bỏ qua vì chúng ta cũng có thể vào trong rồi thêm cũng không sao ) -> Điền UserName -> Điền PassWord. Hoàn tất việc đăng ký, màn hình chính của Slack sẽ như sau

2. Add thành viên cho team

Bạn truy cập vào đường dẫn sau để vào phần quản lý team https://[‘tên team đăng ký’].slack.com/admin. Tiếp theo bạn cần nhập email của từng thành viên muốn thêm vào team. Email sẽ được gửi đến hộp thư của từng người, họ cần vào email để xác nhận mới có thể tham gia team trênSlack

Khi bắt đầu sử dụng Slack, dịch vụ sẻ cung cấp cho tất cả hướng dẫn để các bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng.

3. Cài đặt xác minh hai bước để bảo mật cho tài khoản của bạn.

Nhấp vào mũi tên nhỏ gần tên nhóm của bạn, Chọn View Profile & Account. Sau đó Nhấp chọn mũi tên ở bước 2 như trong ảnh, chọn mục Open your account setting

Sau đó chọn Setup Two – factor Authentication và bắt đầu thiết lập bảo mật hai bước, tùy theo cách bạn muốn sử dụng SMS Text Messenge dùng số điện thoại để nhận mã bảo mật hoặc Use an app là dùng chương trình tạo mã riêng.

Ngoài ra, trong màn hình thiết lập cài đặt cá nhân còn có các tùy chọn quan trọng khác. Bạn có thể thay đổi tên tại mục Username, đổi mật khẩu tại mục Password, đổi email đăng nhập tại Email Address, đổi múi giờ Time Zone, Sign out all other sessions dùng để thoát tài khoản ở tất cả các thiết bị khác khi bạn bị mất máy tính hoặc gặp sự cố với thiết bị khác mà bạn đã đăng nhập.

4. Quản lý những phần khác nhau của dự án bằng hashtag

Thông qua các hashtag tượng trưng cho các channels, mọi thành viên đều có thể nắm được tiến độ làm việc của cả nhóm mà không cần phải tạo ra nhiều group chat khác nhau. Chẳng hạn như team của bạn có 5 người cùng lên kế hoạch cho một chuyến đi trong vài ngày. Bạn có thể tạo ra nhiều channel như #places-to-go, #accommodation, #food-to-try, và các thành viên chỉ cần click vào để theo dõi tiến độ phần đó.

5. Gửi tin nhắn cá nhân cho một nhóm hoặc một thành viên khác

Ngoài các channels nơi mọi người đều có thể vào bàn luận, bạn cũng có thể tạo ra các nhóm riêngPrivate Group hay gửi thẳng tin nhắn đến một cá nhân trong nhóm với Direct Message khi cần trao đổi riêng.

6. Gửi, lưu trữ và tìm kiếm File hiệu quả

Tương tự Facebook Messenger, chức năng chat nhóm của Slack cũng bao gồm việc gửi hình ảnh, tệp tin và video rất dễ dàng. Tuy nhiên, Slack tập trung tất cả các file trong cùng một mục để thông tin được chia sẻ không bị trôi đi trong group chat.

Từ đó, việc tìm kiếm trong lịch sử lưu trữ bằng từ khoá hoặc theo dạng file sẽ nhanh hơn rất nhiều.

7. Chức năng báo Notifications thông minh trong mỗi channel

Bạn cũng có thể tuỳ chỉnh chức năng báo notifications để nhận được tất cả tin nhắn từ Slack, hoặc chỉ khi tên bạn được nhắc đến. Điều này rất hữu dụng khi bạn cần tập trung làm một việc và chỉ có thể check Slack khi có những việc cần đến bạn mà thôi.

8. 722 emoji

Thực chất, ứng dụng này được thiết kế dành cho doanh nghiệp, nhưng chính những emoji phong phú, giao diện đơn giản và bóng bẩy của Slack lại hấp dẫn cả người dùng phổ thông. Slack có cảm giác giống với ứng dụng phổ thông hơn, không xám xịt và “vô cảm” như nhiều phần mềm khác thiết kế cho doanh nghiệp.

Nhưng điều đáng nói hơn cả là Slack vừa có một tính năng rất đáng “ngưỡng mộ” mà nút Like của Facebook hay nút Favourites của Twitter chưa thể hiện hết được: đó là cách người ta thể hiện chính kiến của mình về một status nào đó chính xác hơn.

Dịch vụ mới của Slack có đến 722 emoji, nên bạn có thể diễn tả được nhiều cảm xúc hơn là chỉ bày tỏ “thích thú” (y) đối với thứ gì đó. Bạn có thể chọn gương mặt “ngầu” với vài cấp độ “ngầu” khác nhau, hoặc mặt “nghi ngờ”, hoặc “nghi ngại”, hoặc bất kỳ biểu tượng con gấu, cái bánh, trái banh gì đó. Thậm chí, Slack còn cho bạn tải lên emoji do chính mình tự tạo nếu trong thư viện emoji của Slack không có biểu tượng mà bạn muốn.

9. Kết hợp các ứng dụng khác vào Slack

Có rất nhiều ứng dụng khác nhau mà bạn có thể tích hợp vào Slack và số lượng những ứng dụng này vẫn đang tăng hàng ngày. Sự tích hợp này sẽ giúp các thành viên trong Team giao tiếp tốt hơn theo những phương thức thậm chí trước đây bạn không hề nghĩ tới. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách kết hợp google drive và Skype vào slack

Google Drive:

Bạn chọn mục đã được đánh dấu như trong ảnh. Để tích hợp một ứng dụng bạn muốn, nhập tên ứng dụng vào ô tìm kiếm. Tiếp tục, hãy chọn Configure để cài đặt ứng dụng đó. Như ở đây là ứng dụng lưu trữ đám mây Google Driver của Google, chọn Configure và đăng nhập vào tài khoản Google mà bạn muốn.

Sau khi tích hợp thành công, bạn chỉ cần dán đường link Google Doc vào khung trò chuyện và tất cả đồng nghiệp của bạn trong cùng channel đều có thể truy cập vào. Đường link bạn gửi sẽ hiển thị rõ ràng và sạch đẹp như bên dưới thay vì các đường dẫn với toàn kí tự và số rối rắm.

Skype:

Cũng tương tự như google drive, sau khi tìm kiếm Skype, nhấp chọn Visit site to install, chọn Add to Slack  để bắt đầu cài đặt.

Để bắt đầu gọi cho một cá nhân hoặc nhóm, gõ cụm “/skype”. Những cá nhân khác không có tài khoản Skype vẫn có thể nhận cuộc gọi của bạn.

10. Nhược điểm của Slack: Slack cũng có 1 vài nhược điểm sau đây:

• Không có phiên bản self-hosted
• Không có thoại video.
• Không có công cụ hỗ trợ cộng tác
• Không hỗ trợ mã nguồn

Ban biên tập